Z DNIA 17 GRUDNIA 2007 R.  

 

w sprawie: nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy Lwówek.

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.) Burmistrz Miasta i Gminy Lwówek zarządza co następuje:

 

§ 1. Ustala się Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Lwówek stanowiący załącznik do zarządzenia.

 

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.

 

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2008 r.

 

§ 4. Z dniem wejścia w życie zarządzenia traci moc zarządzenie nr 25/2005 Burmistrza Miasta i Gminy Lwówek z 28 grudnia 2005 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy Lwówek.

 

 Urzędu Miasta i Gminy Lwówek

 

 

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

URZĘDU MIASTA I GMINY LWÓWEK

 

  

§ 1. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Lwówek, zwany dalej Regulaminem, określa:

1) zakres działania i zadania Urzędu Miasta i Gminy Lwówek, zwanego dalej Urzędem;

2) organizację Urzędu;

3) zasady funkcjonowania Urzędu;

4) zakres działania kierownictwa Urzędu, poszczególnych referatów oraz samodzielnych stanowisk pracy w Urzędzie.

 

§ 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1) Gminie - należy przez to rozumieć Miasto i Gminę Lwówek;

2) Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Lwówku;

3) Burmistrzu, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku Urzędu Stanu Cywilnego - należy przez to rozumieć odpowiednio: Burmistrza Miasta i Gminy Lwówek, Sekretarza Gminy Lwówek, Skarbnika Gminy Lwówek oraz Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Lwówku.

 

§ 3. Podstawę prawną działania, sposób zarządzania oraz prowadzenia przez Urząd gospodarki finansowej określa Statut Urzędu nadany w drodze uchwały Rady.

 

§ 4. Siedzibą Urzędu jest budynek przy ul. Ratuszowej 2 w Lwówku.

 

§ 5. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.

 

§ 6. 1. Urząd jest czynny w dniach roboczych w godzinach ustalonych przez Burmistrza.

2. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w święta i dni wolne od pracy.

 

 

 

§ 7. 1. Urząd stanowi aparat pomocniczy Burmistrza, Rady Miejskiej oraz gminnych jednostek organizacyjnych i jednostek pomocniczych Gminy.

2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania zadań:

1) własnych Gminy;

2) zleconych przez organy administracji rządowej, określonych odrębnymi przepisami oraz wynikających z porozumień zawartych z tymi organami;

3) wynikających z innych ustaw szczególnych;

4) wynikających z porozumień z innymi jednostkami samorządu terytorialnego.

 

§ 8. 1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy w wykonywaniu ich zadań i kompetencji, a w szczególności:

1) wykonywanie, na podstawie udzielonych upoważnień, czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań Gminy;

2) administrowanie majątkiem Gminy;

3) prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji;

4) wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi, w tym zakresie przepisami prawa;

5) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności przez organy Gminy;

6) realizacja zadań wynikających z Uchwał Rady, Zarządzeń Burmistrza oraz innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa;

7) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady i posiedzeń Komisji Rady oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy;

8) realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy - zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy;

9) zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków Obywateli;

10) realizacja zadań w zakresie obronności kraju oraz obrony cywilnej na terenie Gminy, należących do kompetencji Burmistrza;

11) prowadzenie zbioru przepisów prawa, w tym prawa miejscowego, dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu.

2. Przy wykonywaniu swych zadań Urząd współpracuje z gminnymi jednostkami organizacyjnymi, zakładami budżetowymi i jednostkami pomocniczymi Gminy. Wykaz wyżej wymienionych jednostek znajduje się w Statucie Miasta i Gminy Lwówek.

 

 

 

§ 9. 1. Strukturę organizacyjną Urzędu stanowią:

1) stanowiska kierownicze:

 a) Burmistrz - kierownik Urzędu,

 b) Sekretarz - kierownik Referatu organizacyjnego i spraw obywatelskich OiSO/MP,

 c) Skarbnik - kierownik Referatu finansowego Fn/K,

 d) Kierownik Referatu gospodarczego, pozyskiwanie funduszy, inwestycje gminne RG/;

2) referaty, w których wyróżnia się stanowiska pracy:

 a) Referat organizacyjny i spraw obywatelskich:

- Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego Stanowisko pracy ds. ewidencji działalności gospodarczej USC DG,

- St. pracy ds. kadr, zdrowie, Z-ca kierownika USC OiSO/P,

- St. pracy ds. administracyjno-biurowych. Sekretariat OiSO/D,

- St. pracy ds. administracyjno-biurowych. Promocja gminy OiSO/N,

- St. pracy ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych OiSO/W,

- St. pracy ds. zarządzania kryzysowego, obrony cywilnej ładu i porządku publicznego OiSO/K,

- St. pracy ds. ochrony p. poż, dowozów i współpracy z samorządami OiSO/PZ,

- St. pracy ds. organizacyjnych oświaty OiSO/BK,

- Biuro Rady, st. pracy ds. samorządu OiSO/BR,

- Informatyk. Administrator strony internetowej Urzędu OiSO/IU,

- Kierowca,

- Pracownik gospodarczy (3 etaty),

 b) Referat finansowy:

- St. pracy ds. księgowości budżetowej Fn/E,

- St. pracy ds. płac Fn/M,  St. pracy ds. księgowości podatkowej Fn/KG,

- St. pracy ds. wymiaru podatków i opłat Fn/D,

- Punkt kasowy. Biuro obsługi interesanta Fn/,

- St. pracy ds. księgowości budżetowej oświaty Fn/U,

- St. pracy ds. płac szkół i przedszkoli Fn/Z,

- St. pracy ds. księgowo-kadrowych oświaty Fn/AS,

 c) Referat gospodarczy:

- St. pracy ds. zamówień publicznych RG/J,

- St. pracy ds. inwestycji RG/KP,

- St. pracy ds. rozwoju gospodarczego RG/JK,

- St. pracy ds. planowania przestrzennego. Ochrona środowiska RG/K,

- St. pracy ds. gospodarki nieruchomościami i rolnictwa RG/N;

3) samodzielne stanowiska pracy:

 a) Radca prawny RP,

 b) Gminna Komisja Rozwiązywania Problemów Alkoholowych GKRPA.

2. Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny (załącznik nr 1 do Regulaminu).

 

 

 

§ 10. 1. Urząd działa w oparciu o następujące zasady:

1) praworządności;

2) służebności wobec społeczności lokalnej;

3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym;

4) jednoosobowego kierownictwa;

5) planowania pracy;

6) kontroli wewnętrznej;

7) podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu, poszczególne referaty i samodzielne stanowiska pracy oraz wzajemnego współdziałania.

2. Szczegółowe zasady pracy w Urzędzie określa Regulamin Pracy Urzędu (załącznik nr 2 do Regulaminu).

 

§ 11. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i zobowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

 

§ 12. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są obowiązani służyć Gminie i Państwu.

 

§ 13. 1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.

2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.

 

§ 14. 1. Jednoosobowe kierownictwo wyraża się w jednolitości poleceniodawstwa i służbowego podporządkowania, podziale czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.

2. Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem za realizację swoich zadań.

3. Kierownicy poszczególnych Referatów kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań Referatów i ponoszą za to odpowiedzialność przed Burmistrzem.

4. Kierownicy poszczególnych Referatów Urzędu są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników, sprawują nad nimi nadzór, ustalają im szczegółowe zakresy czynności, odpowiedzialności i uprawnień oraz wskazują zastępstwa w czasie nieobecności pracownika.

5. Ustalenie zakresu czynności, odpowiedzialności i uprawnień, o których mowa w ustępie 4 następuje w drodze konsultacji z Sekretarzem i podlega zatwierdzeniu przez Burmistrza.

6. Samodzielne stanowiska pracy podlegają w sposób bezpośredni pod Burmistrza.

 

§ 15. 1. Przedmiotem planowania pracy w Urzędzie są ważniejsze problemy i zjawiska wymagające podjęcia działań przez Urząd.

2. Planowanie pracy w Urzędzie ma charakter zadaniowy i służy sprecyzowaniu zadań nałożonych na poszczególne referaty, oraz na wytyczaniu i koordynacji przedsięwzięć zmierzających do realizacji tych zadań.

3. Planowanie nie obejmuje zadań bieżących o charakterze rutynowym i powtarzalnym.

 

§ 16. 1. W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest:

1) zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez poszczególne Referaty oraz samodzielne stanowiska;

2) wykonywanie obowiązków przez poszczególnych pracowników Urzędu.

2. Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie określa Regulamin Pracy Urzędu (załącznik nr 2 do Regulaminu).

 

§ 17. 1. Referaty realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.

2. Referaty są zobowiązane do współdziałania z pozostałymi komórkami Urzędu i jednostkami organizacyjnymi Gminy, w szczególności w zakresie wymiany informacji, wzajemnych konsultacji i wykonywania wspólnych zadań.

 

§ 18. 1. Czynności kancelaryjne w Urzędzie i obieg korespondencji reguluje instrukcja kancelaryjna.

2. Obieg korespondencji tajnej określają odrębne przepisy.

 

 

 

§ 19. Do zakresu zadań Burmistrza należy:

1) reprezentowanie Urzędu na zewnątrz;

2) kierowanie bieżącymi sprawami Gminy;

3) reprezentowanie gminy podczas uroczystości państwowych i lokalnych;

4) podejmowanie czynności w Urzędzie z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności;

5) dokonywanie okresowych ocen kwalifikacyjnych bezpośrednio mu podległych urzędników samorządowych;

6) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu, kierowników jednostek organizacyjnych i zakładów budżetowych Gminy;

7) zapewnianie przestrzegania prawa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu, gminne jednostki organizacyjne i zakłady budżetowe oraz jednostki pomocnicze Gminy;

8) koordynowanie działalności i organizowanie współpracy komórek organizacyjnych Urzędu, gminnych jednostek organizacyjnych i zakładów budżetowych oraz jednostek pomocniczych Gminy;

9) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych; wnioski organów jednostek pomocniczych oraz skargi i wnioski obywateli;

10) wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej;

11) upoważnianie Sekretarza lub pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej;

12) składanie oświadczeń woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem;

13) nadzorowanie realizacji zadań zleconych z zakresu administracji rządowej;

14) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Burmistrza przez przepisy prawa i Regulamin oraz uchwały Rady.

 

§ 20. 1. Sekretarz kieruje Referatem organizacyjnym i spraw obywatelskich oraz podejmuje czynności kierownika Urzędu pod nieobecność Burmistrza.

2. Sekretarz zapewnia warunki do efektywnego funkcjonowania, sprawnego działania i prawidłowego wykonywania zadań Urzędu poprzez:

1) opracowywanie projektów zmian Regulaminu;

2) opracowywanie projektów statutów Gminy, Urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych;

3) opracowywanie projektów podziału Urzędu na referaty i stanowiska pracy;

4) opracowywanie zakresów czynności dla kierowników referatów i wspólnie z nimi dla poszczególnych stanowisk pracy;

5) przedkładanie Burmistrzowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu;

6) nadzór nad organizacją pracy, prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych i obiegiem dokumentów w Urzędzie;

7) rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami pracy w szczególności dotyczącymi podziału zadań;

8) nadzorowanie przestrzegania przez pracowników Urzędu dyscypliny pracy oraz przepisów o zabezpieczeniu tajemnicy państwowej i służbowej;

9) koordynowanie spraw związanych z doskonaleniem zawodowym pracowników Urzędu; organizacją praktyk studenckich, stażu, prac interwencyjnych i publicznych w Urzędzie;

10) nadzór nad przestrzeganiem przepisów proceduralnych przy załatwianiu spraw w trybie postępowania administracyjnego, odpowiadania na skargi, interpelacje, wnioski i zapytania radnych;

11) nadzór nad przygotowywaniem projektów uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza przez poszczególne Referaty i gminne jednostki organizacyjne, zapewnienie terminowego przygotowania materiałów na sesje Rady i posiedzenia Komisji Rady;

12) koordynowanie wykonywania zadań Rady i Burmistrza wynikających z aktów prawnych;

13) wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników bezpośrednio mu podległych, dokonywanie okresowych ocen kwalifikacyjnych tych pracowników;

14) koordynację i nadzór nad pracami remontowymi w Urzędzie i zakupem środków trwałych;

15) nadzór nad gospodarowaniem mieniem Urzędu i środkami budżetowymi na pokrycie kosztów jego funkcjonowania;

16) organizowanie i koordynowanie spraw związanych z wyborami, spisami i referendum;

17) przyjmowanie ustnego oświadczenia woli spadkodawcy;

18) potwierdzanie wiarygodności złożonych podpisów;

19) pełnienie funkcji pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych;

20) wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.

 

§ 21. 1. Skarbnik jest głównym księgowym Gminy.

2. Do zadań Skarbnika należy:

1) kierowanie pracą Referatu finansowego;

2) dokonywanie okresowych ocen kwalifikacyjnych bezpośrednio mu podległych urzędników samorządowych;

3) wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości;

4) opracowywanie projektu budżetu Gminy oraz projektów zmian w budżecie;

5) nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu Gminy;

6) przygotowywanie wstępnych projektów uchwał w zakresie spraw finansowych gminy;

7) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań finansowych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty;

8) informowanie Rady o odmowie złożenia kontrasygnaty względnie o sytuacji, która taką odmowę mogła spowodować;

9) prowadzenie gospodarki finansowej Urzędu zgodnie z obowiązującymi zasadami poprzez:

 a) dysponowanie środkami pieniężnymi zgodnie z zasadami wykonania budżetu,

 b) przestrzeganie zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych,

 c) prowadzenie centralnego rejestru umów,

 d) zapewnienie terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań;

10) kierowanie sporządzaniem sprawozdawczości budżetowej;

11) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Burmistrza.

 

§ 22. Do zadań kierownika Referatu Rozwoju gospodarczego należy:

1) kierowanie pracą Referatu Rozwoju gospodarczego;

2) przygotowywanie wstępnych projektów uchwał dotyczących planowania przestrzennego, ochrony środowiska, gospodarki nieruchomościami, inwestycji i rolnictwa;

3) nadzorowanie nad realizacją ustawy o zamówieniach publicznych;

4) dokonywanie okresowych ocen kwalifikacyjnych bezpośrednio mu podległych urzędników samorządowych;

5) wyszukiwanie informacji na temat pozyskiwania środków finansowych z zewnątrz na rozwój gospodarczy Gminy, opracowywanie wniosków i programów w celach pozyskiwania tych środków;

6) nadzorowanie procesu pozyskiwania funduszy z zewnątrz;

7) kontrolowanie przebiegu planowanych inwestycji.

 

§ 23. Do zadań Referatu organizacyjnego i spraw obywatelskich należy przede wszystkim:

1) prowadzenie spraw z zakresu akt stanu cywilnego i związanych z nimi spraw rodzinno-opiekuńczych:

 a) rejestracja urodzin, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób,

 b) sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenie ksiąg stanu cywilnego,

 c) sporządzanie i wydawania odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,

 d) przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,

 e) przyjmowanie oświadczeń woli zawarcia związku małżeńskiego oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,

 f) stwierdzanie legitymacji procesowej do wystąpienia do sądu w sprawach możności lub niemożności zawarcia małżeństwa,

 g) wykonywanie zadań wynikających z Konkordatu,

 h) wydawanie decyzji o zmianie imion i nazwisk;

2) prowadzenie spraw z zakresu działalności gospodarczej:

 a) ewidencja działalności gospodarczej na terenie gminy,

 b) wydawanie zaświadczeń w sprawach prowadzonej przez podmioty działalności,

 c) nadzór nad działalnością placówek handlowych i gastronomicznych,

 d) współpraca z przedsiębiorcami,

 e) wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych;

3) prowadzenie sprawy osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych:

 a) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,

 b) nadzór nad procesem szkolenia i dokształcania pracowników,

 c) przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,

 d) ewidencjonowanie przydzielonych limitów kilometrów na używanie samochodu własnego w ramach delegacji służbowych,

 e) prowadzenie spraw urlopowych, sporządzanie projektów planów urlopów wypoczynkowych i nadzór nad ich wykorzystaniem,

 f) przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,

 g) ewidencja czasu pracy pracowników,

 h) prowadzenie dokumentacji związanej z badaniami profilaktycznymi pracowników,

 i) przygotowywanie materiałów związanych z zatrudnianiem osób niepełnosprawnych,

 j) wydawanie legitymacji służbowych i ubezpieczeniowych,

 k) rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,

 l) kompletowanie wniosków emerytalno-rentowych,

 m) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie zatrudniania osób bezrobotnych w ramach prac interwencyjnych i publicznych;

4) prowadzenie spraw administracyjno-kancelaryjnych:

 a) dostarczanie korespondencji przychodzącej do Urzędu, wynoszenie korespondencji wychodzącej z Urzędu,

 b) przyjmowanie i rozdzielanie korespondencji wewnątrz Urzędu oraz prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej i wychodzącej z Urzędu,

 c) prowadzenie ewidencji narad i spotkań Burmistrza i Sekretarza, przygotowywanie pomieszczeń i obsługa w tym protokołowanie,

 d) prowadzenie rejestru skarg, wniosków, petycji oraz innych pism wpływających do Urzędu,

 e) nadzór nad przygotowywaniem i przechowywaniem pieczęci urzędowych i pracowników,

 f) przyjmowanie interesantów oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem lub Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwych Referatów,

 g) współpraca z Urzędem Wojewódzkim, Urzędem Marszałkowskim, Starostwem Powiatowym, Powiatowym Urzędem Pracy, sądami oraz innymi jednostkami organizacyjnymi i instytucjami,

 h) prowadzenie spraw organizacyjnych Urzędu i jednostek organizacyjnych (statuty, regulaminy, porozumienia, upoważnienia itp.),

 i) zamawianie i kompletowanie aktów prawnych,

 j) rejestracja i ewidencja pism stanowiących tajemnicę państwową i służbową,

 k) prowadzenie spraw dot. wyborów do Sejmu, Senatu, Prezydenta, Rad, Sejmiku oraz referenda,

 l) prowadzenie książki kontroli Urzędu,

 m) sprawowanie obsługi biurowej i sekretarskiej kierownictwa Urzędu,

 n) sporządzanie testamentów;

5) prowadzenie spraw związanych z promocją gminy:

 a) gromadzenie informacji o Gminie i przygotowywanie materiałów promujących Gminę na zewnątrz,

 b) utrzymywanie bieżących kontaktów z przedstawicielami środków masowego przekazu,

 c) inicjowanie i współuczestnictwo w organizacji wystaw, targów, giełd, konferencji oraz innych imprez poświęconych promocji Gminy,

 d) organizowanie współpracy Gminy z zagranicą i innymi gminami w kraju,

 e) koordynowanie współdziałania ze stowarzyszeniami i instytucjami działającymi na terenie Gminy,

 f) opracowywanie materiałów informacyjnych i wydawnictwo BIULETYNU SAMORZĄDOWEGO,

 g) prowadzenie kroniki Miasta i Gminy Lwówek,

 h) współpraca z informatykiem przy opracowywaniu i aktualizacji informacji elektronicznej na stronach internetowych Urzędu;

6) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ewidencji ludności i dowodów osobistych:

 a) prowadzenie ewidencji ludności, rejestru wyborców i sporządzanie spisu wyborców,

 b) prowadzenie spraw meldunkowych,

 c) wydawanie, prowadzenie rejestru, komisyjne kasowanie dokumentów stwierdzających tożsamość,

 d) wydawanie zaświadczeń o zgłoszeniu utraty dokumentu tożsamości;

7) prowadzenie ewidencji i wydawanie decyzji w zakresie zbiórek publicznych;

8) prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami, współpraca z Archiwum Państwowym w Poznaniu;

9) prowadzenie spraw dotyczących wojskowości, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego:

 a) współdziałanie z organami wojskowymi oraz Wojewódzkim Inspektorem Obrony Cywilnej i Starostwem Powiatowym,

 b) opracowywanie i aktualizowanie planów obronnych, tworzenie warunków organizacyjnych i technicznych do prawidłowego wykonania zadań obronnych, realizacja zadań obronnych wynikających z przepisów prawa, prowadzenie akcji kurierskiej,

 c) tworzenie warunków do wykonywania przez Burmistrza funkcji szefa Obrony Cywilnej Gminy, organizacja szkoleń i ćwiczeń formacji OC i mieszkańców w zakresie powszechnej samoobrony,

 d) opracowywanie i aktualizowanie planów reagowania kryzysowego,

 e) przeprowadzanie rejestracji i udział w poborze obywateli,

 f) prowadzenie spraw związanych z ochroną tajemnicy państwowej,

 g) koordynowanie działań związanych z świadczeniami osobistymi i rzeczowymi;

10) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem ładu i porządku publicznego na terenie Gminy:

 a) współpraca w zakresie bezpieczeństwa publicznego z Policją, Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, szkołami, Strażą Pożarną itp.,

 b) wydawanie zezwoleń na zgromadzenia i zabawy publiczne,

 c) nadzór nad targami i targowiskami,

 d) prowadzenie spraw dotyczących telefonizacji,

 e) ustalanie nazw miejscowości, ulic i obiektów fizjograficznych oraz numeracji nieruchomości,

 f) nadzór nad oświetleniem drogowym,

 g) utrzymanie bieżące dróg na terenie Gminy,

 h) nadzór nad prawidłowością oznakowania poziomego i pionowego dróg,

 i) prowadzenie spraw związanych z komunikacją zbiorową,

 j) nadzór nad środkami transportu należącymi do Urzędu,

 k) nadzór nad cmentarzami i miejscami pamięci narodowej;

11) prowadzenie spraw w zakresie obiegu informacji niejawnej;

12) prowadzenie spraw w zakresie ochrony przeciwpożarowej:

 a) zabezpieczenie logistyczne i materiałowo-techniczne jednostek OSP,

 b) nadzór nad prawidłowym wykorzystaniem powierzonego sprzętu i mienia;

13) współdziałanie z organizacjami kombatanckimi;

14) prowadzenie spraw w zakresie współpracy z samorządem wiejskim;

15) prowadzenie spraw związanych z zadaniami Gminy jako organu prowadzącego samorządowe placówki oświatowe:

 a) organizowanie dowozu dzieci do placówek oświatowych,

 b) kształtowania sieci przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjum,

 c) wstępnej oceny arkuszy organizacyjnych przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjum, przedkładanie wniosków z tej oceny Burmistrzowi,

 d) zapewniania dzieciom do lat 6 rocznego przygotowania przedszkolnego,

 e) organizowanie i prowadzenie spraw proceduralnych związanych z awansem nauczycieli,

 f) prowadzenie spraw związanych z powierzaniem stanowisk kierowniczych w placówkach oświatowych i odwoływaniem z tych stanowisk,

 g) współpraca z dyrektorami gminnych placówek oświatowych,

 h) opracowywanie regulaminu wynagrodzenia nauczycieli i regulaminu przyznawania i wypłacania nauczycielom dodatku mieszkaniowego i wiejskiego,

 i) współpraca ze związkami zawodowymi zrzeszającymi nauczycieli,

 j) prowadzenie pomocy stypendialnej dla dzieci i młodzieży, zamieszkałych na terenie Gminy,

 k) współpraca z Referatem Finansowym - stanowiskami ds. księgowości w oświacie;

16) prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem obsługi administracyjno-kancelaryjnej Rady i jej Komisji:

 a) przekazywania radnym projektów uchwał,

 b) kompletowania materiałów na sesje i posiedzenia Komisji,

 c) protokołowania sesji Rady Miejskiej i posiedzeń Komisji Rady,

 d) przygotowania sali posiedzeń na sesje Rady Miejskiej, posiedzenia komisji Rady, narady, szkolenia itp.,

 e) przekazywanie korespondencji do i od Rady, jej Komisji oraz poszczególnych radnych,

 f) prowadzenie zbiorów przepisów prawa miejscowego,

 g) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych, nadzór nad realizacją wniosków i udzielaniem odpowiedzi na interpelacje,

 h) prowadzenie spraw dotyczących współpracy z Sejmikiem Wojewódzkim oraz Radą Powiatu i innych gmin,

 i) przekazywanie uchwał Rady do publikacji;

17) prowadzenie spraw związanych z obsługą technologii informacyjnej i komunikacyjnej w Urzędzie:

 a) utrzymywanie w sprawności technicznej sieci i sprzętu komputerowego w Urzędzie,

 b) doradztwo eksploatacyjne,

 c) archiwizowanie danych, uaktualnianie i ewidencjonowanie oprogramowania,

 d) prowadzenie strony internetowej Urzędu,

 e) nadzór nad funkcjonowaniem e-Urzędu,

 f) pełnienie roli i zadań administratora bezpieczeństwa informacji;

18) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem budynku Urzędu i terenów wokół niego w należytym porządku i stanie technicznym.

 

§ 24. Do zadań Referatu finansowego należy:

1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu Gminy oraz podjęcia uchwały w sprawie absolutorium dla Burmistrza;

2) analiza wykorzystania budżetu oraz wnioskowanie w sprawach zmian w budżecie w celu racjonalnego dysponowania środkami;

3) prowadzenie ewidencji księgowej materiałów i środków trwałych w tym przeprowadzanie inwentaryzacji mienia Urzędu, gminnych jednostek organizacyjnych, zakładów budżetowych i jednostek pomocniczych;

4) zapewnianie obsługi finansowo-księgowej i kasowej Gminy;

5) rozliczanie opłaty targowej, opłaty za przedszkole, przyjmowanie i rozliczanie rachunków gotówkowych;

6) uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu Gminy;

7) przygotowywanie materiałów niezbędnych do wykonania obowiązków z zakresu sprawozdawczości;

8) sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych;

9) prowadzenie ksiąg rachunkowych;

10) dokonywanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku finansowego;

11) przygotowywanie sprawozdań finansowych;

12) dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;

13) opracowywanie programów gospodarczych z innymi referatami oraz prognoz finansowych dla Gminy;

14) prowadzenie spraw płacowych pracowników Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych;

15) sporządzanie umów na realizację zadań zleconych;

16) współdziałanie z organami finansowymi i bankowymi;

17) prowadzenie spraw podatków, opłat i innych wpływów Gminy (wymiar, egzekucja, stosowanie ulg i inne), w szczególności:

 a) prowadzenie ewidencji podatników i inkasentów,

 b) gromadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym i rzeczywistym deklaracji podatkowych składanych organowi podatkowemu,

 c) przygotowywanie aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat,

 d) podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego,

 e) prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych,

 f) przygotowywanie danych do projektów aktów dotyczących podatków i opłat,

 g) przygotowywanie sprawozdań dotyczących podatków i opłat,

 h) wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym, zaleganiu bądź nie zaleganiu w podatkach i opłatach lokalnych;

18) sprawowanie nadzoru nad działalnością placówek oświatowych w zakresie spraw finansowych obejmujących w szczególności prawidłowość dysponowania przyznanymi placówkom środkami budżetowymi oraz gospodarowania mieniem;

19) współdziałanie z Regionalną Izbą Obrachunkową, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Izbą Skarbową, Urzędami Skarbowymi i innymi organami kontroli;

20) kontrola prawidłowości wydatkowania i rozliczanie środków finansowych przeznaczonych na działalność organizacji pozarządowych;

21) przyjmowanie wpłat od interesantów z tytułu opłaty skarbowej, podatków i innych opłat i wpłat gotówkowych;

22) udzielanie informacji o merytorycznej właściwości poszczególnych komórek organizacyjnych oraz zakresie i trybie załatwiania spraw;

23) udostępnianie odpowiednich druków i wzorów formularzy oraz ewentualna pomoc przy ich wypełnianiu;

24) udzielanie informacji o trybie, procedurach i przebiegu rozpatrywania spraw;

25) wydawanie dokumentów, których termin odbioru uzgodniono wcześniej z interesantem i pracownikiem odpowiedzialnym za załatwienie danej sprawy;

26) obsługa kserokopiarki;

27) udzielanie informacji o urzędach administracji publicznej oraz organizacjach pozarządowych.

 

§ 25. Do zakresu działania Referatu gospodarczego należy przede wszystkim:

1) prowadzenie spraw w zakresie pozyskiwania funduszy zewnętrznych:

 a) gromadzenie, przetwarzanie i przekazywanie pozostałym komórkom organizacyjnym informacji na temat możliwości pozyskiwania środków finansowych,

 b) nadzór nad przygotowywaniem wniosków aplikacyjnych,

 c) nawiązywanie kontaktów i współpracy z fundacjami, instytucjami, agendami rządowymi wspierającymi działania w zakresie rozwoju regionalnego, infrastruktury i przedsiębiorczości;

2) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem i realizacją zadań inwestycyjnych na terenie Gminy:

 a) kreowanie rozwoju Gminy poprzez opracowywanie programów rozwoju Gminy opartych na planowanych inwestycjach i remontach,

 b) analizowanie i diagnozowanie zjawisk społecznych i gospodarczych występujących na obszarze Gminy i gmin sąsiednich,

 c) organizowanie i nadzór nad wykonywaniem robót w ramach prowadzonych remontów i inwestycji, odbiór inwestycji od wykonawcy robót,

 d) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem warunków zabudowy i zagospodarowania terenu,

 e) zapewnienie wykonawstwa, ustalania lokalizacji, uzyskania pozwolenia na budowę,

 f) prowadzenie rejestrów wydawanych decyzji i zezwoleń,

 g) analizowanie zgodności decyzji dotyczących zagospodarowania terenu, wydanych przez inne organy administracji publicznej z ustalonymi warunkami zabudowy i zagospodarowania terenu,

 h) współpraca z organami administracji rządowej i samorządowej w zakresie prowadzonych spraw w tym z nadzorem budowlanym;

3) prowadzenie ewidencji obiektów zabytkowych na terenie Gminy, nadzór nad tymi obiektami przy współpracy z Wojewódzkim Urzędem Ochrony Zabytków;

4) prowadzenie spraw związanych z realizacją ustawy Prawo zamówień publicznych:

 a) przygotowywanie niezbędnej dokumentacji związanej z udzielaniem zamówienia publicznego, organizowanie przetargów, przygotowywanie sprawozdań o przebiegu procesu udzielania zamówień publicznych w Gminie,

 b) prowadzenie ewidencji zamówień publicznych, a w szczególności gromadzenie informacji o planach zamówień publicznych w Gminie, zawartych umowach,

 c) współpraca z innymi instytucjami w sprawach związanych z zamówieniami publicznymi;

5) prowadzenie spraw związanych z rolnictwem i leśnictwem, w szczególności związanych z:

 a) łowiectwem,

 b) nasiennictwem,

 c) zwalczaniem zaraźliwych chorób roślinnych i zwierzęcych, szkodników i chwastów,

 d) koordynacją w zakresie szczepień obowiązkowych, utylizacji, chorób oraz nadzoru wykonywanych odpowiednio czynności zapobiegawczych,

 e) koordynacją obrotu materiału hodowlanego zwierząt i zapewnienie właściwej organizacji kontrolowanego rozrodu i oceny użytkowości,

 f) wydawaniem zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów,

 g) nakazywaniem posiadaczom gruntu rolnego zniszczenia zasiewów, upraw lub nasadzeń o nieodpowiedniej zdrowotności,

 h) prowadzenie nadzoru nad uprawą maku i konopi, wydawanie zezwoleń i kontrola;

6) prowadzenie spraw z zakresu planowania przestrzennego:

 a) przygotowywanie materiałów do dokumentów planistycznych Gminy,

 b) koordynacja i obsługa działań związanych z opiniowaniem i uzgadnianiem dokumentów planistycznych,

 c) wprowadzanie zadań rządowych do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

 d) przechowywanie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego - studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Miasta i Gminy Lwówek oraz wydawanie odpisów i wyrysów z niego,

 e) prowadzenie i aktualizacja rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

 f) ocena zmian w zagospodarowaniu przestrzennym Gminy i przygotowanie wyników tej oceny,

 g) dokonywanie analiz wniosków w sprawie sporządzenia lub zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,

 h) prowadzenie spraw związanych z roszczeniami finansowymi wynikającymi z ustaleń miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego;

7) prowadzenie spraw z zakresu kształtowania i ochrony środowiska:

 a) ochrona gruntów rolnych i leśnych,

 b) wydawanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach realizacji przedsięwzięcia,

 c) opiniowanie programów gospodarki odpadami niebezpiecznymi,

 d) przygotowywanie dokumentacji i projektów uchwał w sprawach tworzenia różnych form ochrony przyrody,

 e) przygotowywanie opinii i zezwoleń w sprawie badań geologicznych oraz w zakresie wydobywania złóż i kopalin,

 f) współdziałanie z organami administracji rządowej i samorządowej w zakresie ochrony środowiska;

8) prowadzenie spraw z zakresu gospodarki nieruchomościami:

 a) nabywanie nieruchomości niezbędnych dla realizacji zadań Gminy,

 b) komunalizację nieruchomości,

 c) prowadzenie ewidencji gruntów komunalnych,

 d) tworzenia zasobu gruntów i gospodarowanie nimi,

 e) administrowanie nieruchomościami gminnymi, ustalanie wartości nieruchomości oraz wysokości opłat za korzystanie z nich,

 f) wydawanie decyzji zatwierdzającej projekty podziału nieruchomości,

 g) ustalanie i naliczanie opłat adiacenckich,

 h) organizowanie przetargów na zbywanie nieruchomości gminnych,

 i) sprzedaż komunalnych lokali mieszkaniowych i gospodarczych,

 j) wydawanie koncesji, nadzór nad eksploatacją terenów górniczych.

 

§ 26. 1. Do zadań Radcy prawnego należy wykonywanie obsługi prawnej Urzędu i Gminy:

1) udzielanie opinii i porad oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa;

2) opiniowanie pod względem prawnym i redakcyjnym projektów aktów prawa miejscowego, porozumień i innych dokumentów, w których stroną są organy Gminy;

3) opiniowanie rozstrzygnięć w sprawach kompetencyjnych;

4) sprawowanie doradztwa prawnego na rzecz poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy;

5) sprawowanie zastępstwa procesowego i nadzorowanie spraw prowadzonych przed sądami powszechnymi, komisjami arbitrażowymi, sądem pracy i sądem administracyjnym;

6) wydawanie opinii prawnych;

7) udział w prowadzonych rokowaniach, których celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązanie stosunku cywilno-prawnego, w tym zwłaszcza umów długoterminowych, nietypowych oraz innych o istotnym znaczeniu gospodarczym i społecznym.

2. Obsługa prawna Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy będzie świadczona w formie umów – zleceń i umów o dzieło.

 

§ 27. 1. Szczegółowe wykazy obowiązków i odpowiedzialności poszczególnych pracowników Urzędu zostały umieszczone w odpowiednich zakresach czynności - kartach stanowisk pracy.

2. Dopuszcza się możliwość przydzielenia pracy wykraczającej poza zakres czynności pracownika, jeżeli zadanie to wynika z kompetencji i zadań gminy.

3. W przypadku trwałych zmian zakresu, charakteru i treści czynności oraz sposobu ich realizacji dokonuje się odpowiednich zmian w zakresie czynności pracowników.

4. Sprawy porządkowe, dyscyplinę pracy, czas pracy a także postępowanie w sprawach osobowych określa Regulamin Pracy Urzędu stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

 

 

 

§ 28. Burmistrz w drodze Zarządzenia wewnętrznego określa zakres upoważnień do podpisywania pism i decyzji w jego imieniu.

 

§ 29. Załączniki nr 1 i 2 do Regulaminu stanowią jego integralną część.

 

§ 30. Zmiany Regulaminu następują w trybie wymaganym dla jego wprowadzenia.

 

§ 31. 1. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2008 r.

2. Z dniem wejścia w życie Regulaminu traci moc obowiązującą dotychczasowy Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Lwówek uchwalony przez Burmistrza zarządzeniem nr 25/2005 Burmistrza Miasta i Gminy Lwówek z dnia 28 grudnia 2005 r.